Según la Real Academia de la Lengua Española, proviene del latín archīvum y puede traducirse como “residencia de los magistrados” que significa, conjunto ordenado de documentos, que una persona, una sociedad, o una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. Al igual que es acción y efecto de archivar.
Con en el significado anterior se puede decir que, el archivo es un depósito en el cual, se almacenan de manera organizada documentos de suma importancia, ya sean de un individuo o de una comunidad.
La palabra archivo es una palabra polisémica ya que también se refiere a
“El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades”
“El edificio o local donde se custodia dicho fondo”
“La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo”
Y ¿Para qué sirve un archivo?
El archivo nos sirve para guardar documentos fundamentales, los cuales se utilizaran en un futuro.
Y ¿Para qué sirve archivar un documento?
Pues bien, un ejemplo muy claro seria, si se archiva o se guarda ordenadamente un testimonio escrito durante años, ya sea de una persona en particular, o de la misma sociedad. Este testimonio podría llegar a ser muy útil como fuente importante para la investigación.
El archivo posee dos técnicas importantes: La manual y la basada en sistemas informáticos.
Hace un largo tiempo, no existía una manera de archivar documentos de manera digital, así que se utilizaba el método manual, el cual consistía en ordenar los archivos en papel dividiéndolos por sistemas, como lo son, el sistema alfabético, numérico, por asunto y geográfico.
Hoy en día se cuenta con el método computarizado, el cual es muy útil porque, guarda los documentos, sin tener el riesgo a causarles algún daño, ya que en este método se encuentran una gran variedad de programas, que protegen debidamente los documentos.
Lo que un autor entrega a Poemia para su proceso editorial es un archivo digitalizado, generalmente, en procesadores de textos, como es el caso del Word